Як правильно підписати акти виконаних робіт?

Пропонуємо до вашої уваги інформаційний лист щодо актів виконаних робіт – складнощі, які можуть виникати з ними у сьогоднішній непростій ситуації та алгоритми поведінки, щоб цих труднощів уникнути.
У звичайних ситуаціях акти виконаних робіт (наданих послуг) суб’єкти господарювання та їх контрагенти підписують без зауважень – якщо роботу виконано належним чином та у встановлені сторонами строки.
Однак режим карантину вносить свої зміни до існуючого алгоритму і потенційно веде до ускладнень із підписанням цих актів. Зараз увага більшості суб’єктів господарювання зосереджена на нагальних питаннях щодо «утримання на плаву» бізнесу, а зобов’язання – наприклад, грошові за умовами договору після підписання актів приймання-передачі виконаних робіт – стають другорядними. Замовники можуть відмовлятися приймати та оплачувати належним чином виконані роботи чи надані послуги або взагалі відмовлятися від виконання зобов’язань за договором у майбутньому – навіть після закінчення карантину.

Для уникнення можливих негативних наслідків слід виконати наступні дії:

1. Надіслати контрагенту акти виконаних робіт (наданих послуг) як підтвердження, що робота була виконана, – якщо це передбачено умовами договору. Після того, як робота виконана, а акти надіслані, тягар доказування лягає на замовника. Він має пояснювати, чому не отримав поштове відправлення, не прийняв роботу та не підписав відповідні акти.
Зверніть увагу! Акти надсилаються поштою, рекомендованим цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Карантин – не перешкода: всі поштові відділення працюють у звичайному режимі.
Також слід направити акти і на електронну пошту замовника. Хоча господарські суди скептично сприймають такі докази (знімок екрану комп’ютера / "скріншот" зі статусом відправленого електронного листа), цей факт може бути взятий до уваги як додатковий засіб фіксації. До того ж, часто за умовами договору скановані або факсимільні копії актів мають юридичну силу оригіналу до моменту отримання оригіналу документів.
На практиці можна використовувати й інші засоби фіксації, які можуть сприйматися судом як належні докази. Наприклад, надати експертний висновок про те, що дійсно з електронної скриньки відправника було направлено електронний лист на зазначену в договорі адресу електронної пошти контрагента (замовника). З таким експертним висновком буде значно більше шансів довести свою правоту в суді, у той же час, як отримання іншого офіційного підтвердження від поштових веб-сервісів не вбачається можливим на сьогодні.
Хоча не можна не згадати про ресурс mail.gov.ua, що адмініструється Державним підприємством «Інформацiйні судові системи», який є принаймні одним з тих або навіть єдиним, що може розглянути питання щодо надання за запитом підтвердження про відправлення електронного листа певному абоненту.
Окрім наведеного, на практиці також може застосовуватись обмін документами між контрагентами через систему документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису (ЄЦП), як альтернативний варіант всім звичного друкованого документообігу та користування послугами поштового зв’язку, тим паче, є можливість дистанційного його застосування.

2. Переглянути умови договорів та внести зміни в графік оплат. Умову оплати, наприклад, «протягом Х днів з моменту підписання сторонами акту виконаних робіт (наданих послуг)», недобросовісний контрагент може використати на свою користь і спір доведеться вирішувати у судовому порядку.
Як варіант, можна прописати умови наступного змісту: «Після закінчення надання послуг (або ж звітного періоду надання послуг, якщо послуги надаються на постійній основі протягом строку дії договору) Виконавець протягом N робочих днів готує та передає на погодження Замовнику два примірники акту приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг). Замовник зобов’язаний протягом N робочих днів розглянути та підписати вказаний акт або надати письмові мотивовані заперечення. Після підписання Замовник протягом N робочих днів передає один примірник підписаного акту Виконавцеві. У разі наявності у Замовника зауважень до наданих послуг та/або акту приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), такі недоліки усуваються Виконавцем протягом N робочих днів з моменту отримання письмових мотивованих зауважень від Замовника. Після усунення недоліків погодження акту відбувається у порядку, встановленому цим пунктом Договору. У разі відсутності підписання та направлення з боку Замовника акту приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг) або ненадання письмових мотивованих заперечень у встановлений договором строк, вважається, що Замовник прийняв належним чином виконані роботи (надані послуги) у повному обсязі та не має будь-яких претензій до Виконавця».

Команда SAY Consulting допоможе вам убезпечити свої інтереси в умовах нестабільності – ми можемо проконсультувати, проаналізувати потенційні ризики, підготувати додаткові угоди та надати підтримку у вирішенні спірних питань.


Юрій Пуховой, партнер-співзасновник SAY Consulting